ベトナム人向け千葉県の在留資格申請で気を付けること

ベトナム人が日本で在留資格を取得する際には、申請手続きや必要な書類、在留資格の種類など、様々な点に注意する必要があります。以下では、ベトナム人が日本で在留資格を取得する際に特に気を付けるべきポイントについて、詳しく説明します。

1. 適切な在留資格の選定

日本には多くの在留資格が存在し、目的に応じて適切なビザを選択することが必要です。日本に滞在する目的が明確でないと、適切なビザを取得できない可能性があります。主な在留資格の種類には以下のようなものがあります。

• 就労ビザ（例：技術・人文知識・国際業務ビザ）：日本で働くためのビザで、通常は特定の職業分野での技能や知識が必要です。雇用主からの正式な雇用契約書や、学歴・職歴に関連する書類を準備する必要があります。
• 留学ビザ：日本での教育機関で学ぶためのビザです。学校側からの受け入れ通知書や学費支払い証明書などの書類が必要です。
• 技能実習ビザ：特定の技術を習得するためのビザです。ベトナムから来る多くの技能実習生はこのビザで入国していますが、雇用契約や実習先の監督が厳密に行われます。
• 家族滞在ビザ：日本に既に住んでいる家族（例えば配偶者や子供）を呼び寄せるためのビザです。

申請者が自分の目的に最も合ったビザを正確に選択することが非常に重要です。間違った在留資格で申請すると、審査が遅延したり、最悪の場合は却下される可能性があります。

2. 必要な書類の準備と翻訳

在留資格の申請には、さまざまな書類が必要となります。ベトナム人の場合、特に注意すべき点は、すべての書類を日本語に正確に翻訳することです。翻訳が不十分であったり、不正確な場合、申請が却下されるリスクがあります。

主な必要書類

• パスポートのコピー：有効期限が切れていないパスポートのコピーが必要です。
• 雇用契約書：就労ビザを申請する場合、雇用主との契約書が必須です。契約内容がビザ申請時の条件に合致していることを確認しましょう。
• 学歴や職歴の証明書：ベトナムでの大学や専門学校の卒業証明書や職歴証明書が必要です。これらの書類も日本語に翻訳し、正確に提出する必要があります。
• 住居関連の書類：日本に住む場所を確保していることを示す書類（賃貸契約書など）が必要になる場合もあります。

3. 在留資格認定証明書（COE）の取得

多くのケースで、在留資格の申請に先立って「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility、COE）」を取得する必要があります。COEは、日本で合法的に滞在するための資格があることを示す証明書で、これを取得した後に日本大使館や領事館でビザを申請します。

COE取得時に注意すべき点

• 申請理由の明確化：COE申請時には、なぜ日本に滞在するのか、その目的を明確にする必要があります。ビザの種類に応じた理由書や書類を提出することが求められます。
• 審査期間の考慮：COEの発行には通常1〜3ヶ月かかります。申請時にはこの時間を考慮して、計画的に準備を進める必要があります。
• 書類の正確性：書類に誤りや不備があると、審査が遅れたり、追加書類を要求されることがあります。全ての書類が正確で完全であることを確認することが重要です。

4. 雇用主や学校との連携

就労ビザや留学ビザを申請する際には、雇用主や学校の協力が不可欠です。特に就労ビザを申請する場合、雇用主が日本の入国管理局に対して申請者のサポートをしっかり行うことが求められます。

雇用主の役割

• スポンサーとしてのサポート：雇用主は、外国人労働者のために必要な書類を準備し、スポンサーとしての役割を果たさなければなりません。申請者が在留資格を取得できるよう、企業側が協力的であることが重要です。
• 就業条件の明確化：労働契約書の内容が明確であり、申請するビザの条件に合致していることを確認する必要があります。不明瞭な契約内容は、ビザ審査で問題となる可能性があります。

学校側のサポート

留学ビザを申請する際、入学予定の学校からの受け入れ通知書や学費支払い証明書が必要です。学校との連絡を密にし、必要な書類が全て揃っていることを確認しましょう。

5. 日本語能力の重要性

日本での生活を円滑に進めるためには、日本語能力が大きな助けとなります。特に就労ビザを申請する際には、ある程度の日本語力が求められることが多いです。就業後も、職場でのコミュニケーションや日常生活において日本語が必要になることが多いため、事前に日本語を学んでおくことをおすすめします。

• N5〜N3レベルの日本語能力試験（JLPT）：特に技能実習や特定技能の在留資格を申請する場合、JLPTで一定のレベルをクリアしていると有利になることがあります。ベトナムでは日本語教育が進んでおり、JLPTの受験が可能ですので、渡航前に勉強を進めておくと良いでしょう。
• 文化の理解：日本の職場文化やマナーに適応することも重要です。時間厳守や報告・連絡・相談（いわゆる「ホウレンソウ」）など、日本独自のビジネスマナーを理解しておくことが、就労ビザ申請後の職場適応をスムーズにします。

6. ビザ更新と在留カードの管理

日本での生活を続ける場合、在留資格を定期的に更新する必要があります。また、在留カードは日本国内での身分証明書として重要な役割を果たします。

• ビザ更新手続き：在留資格には有効期限があり、期限が切れる前に更新手続きを行わなければなりません。更新申請は、通常有効期限の3ヶ月前から可能です。手続きに時間がかかることがあるため、余裕を持って行うことが推奨されます。
• 在留カードの管理：在留カードは常に携帯する必要があります。また、住所や勤務先が変わった場合、速やかに市役所や区役所で変更手続きを行わなければなりません。

7. 法的サポートを活用する

日本のビザ申請プロセスは複雑であり、書類の不備や手続きのミスが発生すると申請が遅延する可能性があります。そのため、ベトナム人申請者は、行政書士やビザ申請に詳しい専門家のサポートを受けることを強くお勧めします。

行政書士は、在留資格の申請に必要な書類の作成や手続きの代理を行うことができます。入国管理局とのやり取りも代理で行えるため、手続きに不安を感じる場合は、専門家に相談することが大切です。専門家のサポートを受けることで、申請のミスを防ぎ、スムーズなビザ取得が期待できます。

まとめ

ベトナム人が日本で在留資格を取得する際には、ビザの種類や必要書類、翻訳、スポンサーのサポート、そして日本語能力など、多くの点に注意が必要です。また、ビザ取得後も、在留カードの管理やビザの更新手続きを忘れずに行うことが重要です。行政書士などの専門家のサポートを受けることで、申請プロセスを円滑に進め、安心して日本での生活を始めることができるでしょう。